Bewährte Methoden für eine bessere Planung 2

Im letzten Blog haben wir den Zeitstrahl und das Flowchart kennengelernt.
Nun folgt die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine Methode, die generell in der Zeitplanung Verwendung findet. Jeder Buchstabe steht hier für einen genau definierten Zwischenschritt:
A- Aufgaben notieren: Alle Aufgaben ohne Rücksicht auf die Reihenfolge oder Priorität notieren.
L- Länge einschätzen: Die Länge der einzelnen Aufgaben einschätzen. Wichtig: Nicht zu knapp kalkulieren!
P- Pufferzeit einplanen: Nicht mehr als 60 % der vorgesehenen Zeit verplanen. Nur so bleibt Zeit für Unvorhergesehenes. Werden keine Pufferzeiten in der Planung berücksichtigt, gerät man leicht in ungewollte Stresssituationen. Denn wir leben nicht allein auf einer Insel und irgendetwas kommt immer dazwischen rein gefunkt.
E- Entscheidungen treffen: Hier geht es um folgende Fragen: Welche der anfallenden Aufgaben hat Priorität? Was muss zuerst erledigt werden? Welche Aufgaben können eventuell delegiert werden? Um diese Entscheidungen treffen zu können, ist aber der Überblick über den zeitlichen Ablauf unabdingbar.
N- Nachkontrolle: Eine Nachkontrolle ist bei jedem Etappenziel, Ende des Arbeitstages oder vor Beendigung des Projekts angesagt. Bei der Nachkontrolle fallen eventuelle Mängel auf, Dinge, die vielleicht vergessen wurden, können so entdeckt werden und man geht sicher, dass alles vollständig erledigt wurde. Für den Fall nach der Nachbesserung hat man dann einen genauen Überblick, was zu tun ist und in welchem Zeitrahmen.
Für die Planung der Vorbereitung kann die ALPEN-Methode sowohl für die komplette Planung, als auch für jedes Etappenziel der Vorbereitung eingesetzt werden. Zusätzlich kann man sie auch noch für die Tagesplanung verwenden. Der große Vorteil bei der ALPEN-Methode ist die bereits integrierte Nachkontrolle. Durch diesen Schritt stellt man sicher, dass die Aufgabenfelder vollständig abgearbeitet sind.

Planen mit Eisenhower
Die Stärke des Eisenhower-Prinzips ist, dass man mit dieser Methode sehr leicht erkennen kann, welche Aufgaben eine hohe Priorität genießen. Die Aufgaben werden hier nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden – wobei dringlich nicht unbedingt auch wichtig sein muss und umgekehrt. Zugegeben: Das ist zunächst etwas gewöhnungsbedürftig, denn Dringliches erscheint uns meist als ungeheuer wichtig. Aber wenn man das große Ziel in Relation setzt, wird manches Dringliche gar nicht mehr wichtig. Wichtig ist nach dem Eisenhower-Prinzip eine für die Realisierung des Projekts wichtige Aufgabe, dringlich ist rein zeitlich zu verstehen. Die Erledigung dieser Aufgabe ist also schnell hinter sich zu bringen, da eine Verzögerung mit negativen Auswirkungen behaftet ist.
Alle Aufgaben werden beim Eisenhower-Prinzip in vier Kategorien eingeteilt. Hilfreich ist für die optische Sichtbarkeit, die vier Kategorien auch farblich zu unterscheiden.
Die Kategorie A bedeutet: Diese Aufgaben sind dringend und wichtig und sollten möglichst sofort erledigt werden.
Kategorie B: Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht sehr dringend. Sie sollten beizeiten erledigt werden, damit sie nicht in Bälde zu einer Kategorie A-Aufgabe werden.
Kategorie C: Dringend, aber nicht wichtig. Hier sollte man wenn möglich versuchen zu delegieren, damit man sich den Aufgaben aus Kategorie A und B widmen kann.
Kategorie D: Das ist weder dringend, noch wichtig und kann getrost ignoriert werden oder von vorneherein in den Papierkorb wandern.
Für die Veranstaltungsvorbereitung empfiehlt es sich, das Eisenhower-Prinzip für die tägliche Zeitplanung einzusetzen. Gerade in Hinblick, sich nicht in für den Fortschritt des Projektes unnützen Dingen zu verlieren, ist diese Methode sehr vorteilhaft. In Kombination mit einer der Methoden, die das große Ganze in die Übersicht bringen, ist das Eisenhower-Prinzip eine perfekte Ergänzung.

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Einleitungstext

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