Zeitliche Organisation inhaltlich – die „to-do-Liste“ und Werbung für den Auftritt

Der erste und für die Planung wichtigste Schritt ist zunächst, vom Zeitpunkt des bevorstehenden Auftritts rückwärts zu planen. Es muss mir klarwerden, welche Aufgaben bis wann zu erledigen sind.

Hier empfiehlt es sich zunächst ganz banal eine to-do-Liste anzulegen: Es werden alle Aufgaben, die bis zur Veranstaltung zu erledigen sind, aufgelistet. Also bei einem Vortrag z.B. Handouts erstellen, Power Point Präsentation erstellen, Pressetext entwerfen, Flyer/Plakate entwerfen und drucken, Pressefoto machen, Pressetext und -foto an die Presse verschicken, Flyer/Plakate verteilen, Email-Verteiler anschreiben, in den social media Veranstaltung erstellen und verteilen, Vortrag konzipieren, nötige Literatur erarbeiten und, und, und.
Das Ganze ist dann in einem zweiten Schritt zeitlich zu strukturieren: Festlegen bis wann vor der Veranstaltung welcher inhaltliche Schritt zu erfolgen hat.

In der zeitlichen Folge ist direkt vor dem Termin eine intensive PR- und Werbephase anzusiedeln. Selbst bei nicht eigenständig durchgeführten Veranstaltungen sind in der Regel (falls nicht schon im Vorfeld mit dem jeweiligen Veranstalter besprochen) noch Unterlagen für die Bewerbung der Veranstaltung wie Pressetexte und -fotos weiter zu geben.
Für die Bewerbung einer Veranstaltung empfiehlt es beispielsweise, dass Flyer und Plakate ca. zwei Wochen vorher verteilt werden sollten. Das zieht nach sich, dass spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung der Druckauftrag erteilt werden sollte. Und dann wiederum, dass ich mich fünf Wochen vor der Veranstaltung an den Entwurf von Flyern und Plakaten machen muss. Wenn ich dafür einem Externen den Auftrag erteile, muss dies noch früher geschehen, da der damit Beauftragte ebenfalls Arbeitszeit benötigt und ein zusätzlicher Kontrollschritt vonnöten ist.
Parallel hierzu muss an die Presse ein entsprechender Text und ein Pressefoto geschickt werden. Ideal wäre natürlich, wenn ca. eine Woche vor der Veranstaltung ein ausführlicherer Bericht mit Hinweis auf die bevorstehende Veranstaltung lanciert werden könnte und dann am Tag vor der Veranstaltung noch einmal ein kurzer Hinweis.
Für die Veranstaltungshinweise in regionalen Veranstaltungszeitungen wie „Strandgut“, „Journal“ oder „Prinz“ – oder vergleichbare Zeitschriften in anderen Regionen – gibt es meist einen monatlichen Redaktionsschluss der in der Mitte des vorangehenden Monats der Veranstaltung liegt. Also müssen, damit die Veranstaltung in diesen meist viel gelesenen Blättern aufgelistet wird, die Veranstaltungshinweise hier mindestens vier Wochen vor dem eigentlichen Veranstaltungsmonat bei der jeweiligen Redaktion eingegangen sein.
Die Bewerbung in den sozialen Netzwerken sollte auch Minimum zwei Wochen vorher beginnen. Hier ist dann auch eine Veranstaltung zu posten – nach Möglichkeit mit schönen Fotos versehen – und diese ist immer wieder mal gezielt in den Fokus der Fangemeinde zu rücken: Gelegentlich einen neuen Kommentar dazu zu schreiben, Fotos ändern, etc. Das alles dient dazu, die Veranstaltung immer wieder auf der Tagesseite der jeweilige Follower zu platzieren. Eine Woche vor der Veranstaltung dann empfiehlt es sich gezielt den Follower-Kreis persönlich einzuladen. Bei Facebook und Co. kann man für relativ wenig Geld eine Veranstaltung über den eigenen Kreis hinaus bewerben. Hier kann man festlegen, wie viele Nutzer mit einem entsprechenden Interessenprofil für wie viele Tage eine entsprechend gestaltete Werbeanzeige erhalten. Basis für diese Werbeanzeige ist wiederum das eigene Veranstaltungspost.
Vor der Bewerbung der Veranstaltung sollte die eigentliche inhaltliche Vorbereitung allerdings zum Großteil abgeschlossen sein. Jetzt kann noch der sogenannte „Feinschliff“ erfolgen. Handouts können ausgedruckt werden, die Power Point Präsentation kann noch erstellt werden. Aber der Inhalt sollte zu mindestens grob stehen…

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